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从业6年,经手10万份人事档案的HR,聊聊人事档案管理究竟有多难?

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发表于 2019-12-10 23:45:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

2019年,是我从事人力资源相关工作的第六个年头,过去的六年时间里,我从只在书本上了解什么是人力资源管理,到亲身实践,再到部门经理,可以说每一个模块我都做过,人事相关的每一个事务我都能简单的聊聊自己的心得体会。

时至今日,我对每一位新入职的人力资源部员工反复强点的要点依然是对于人事档案管理工作要时时保持关注度,它是人事工作的基础,是一切人力资源管理的过程管控。尽管如此,依然是常有关注度不足的情况发生,也有新员工觉得需要归档的过程资料太多,很多自认为不重要的往往就遗失了,HR人员入、离职交接出现信息遗漏,后续往往会出现很大的麻烦。

我工作的第三年正式从主管转做了业务部门的HR合伙人,也就真的遇到了人事档案管理疏漏带来了大麻烦。那一年公司决定对业务部门进行全面的人事调整,有人升迁,有人调动,还有一些人将被列入被动离职名单内。经过几番讨论,有一位女同事,暂且称她为Y女士吧,被认为需要淘汰。按照流程,我们在约定的时间展开离职面谈,她突然提起自己已经在上一份劳动合同到期且没有续签的情况下持续工作了6个月,作为HR我知道,这意味着除了离职赔偿,我们还要承担无合同工作期间的双倍工资。整个部门都开始紧张的回顾既往有关Y女士的全部人事档案,我查找了前同事交接给我的全部资料,没有线索。后来经过查证才知道,前HR主管口头通知过续签事宜,但是因为人事工作繁杂,Y女士的工作性质又经常出差,最终都抛诸脑后。依劳动法办事,Y女士最后获得了应有的赔偿,我也在反思人事档案管理工作是不是真的就这么难,如果有什么系统能够让我们信息化管理员工档案,查找更便捷,缺漏项一目了然,不会因为哪一位HR离职就让待办事项永远无法完结,那该有多好。

再后来我成了部门经理,职位的变化让我更注重管理问题,但每一年的内审依然会有层出不穷的员工信息遗漏问题,绩效面谈过程文件没有留档问题等等,处处都是风险。面对这些问题我很生气,又能够理解其中的困难,很多部门往往是一名HR负责几百名员工的档案管理,要记住每个人的名字就不容易,何况时时保存过程资料呢?

直到后来某一次企业对标中,听到其他人事管理工作者提到了会博通综合知识管理系统在人事档案管理方面的帮助,经过多方打听,在线咨询,最终我决定向集团申请引入。展开合作之后,会博通为我们公司建设了综合性的人事档案管理平台,每一个员工在入职的时候,系统便会自动建立起该员工的动态人事档案,标准化需要录入的信息和需要上传的文件等。通过纸质资料和数字人事档案一体化管理,对人事档案分类,信息,档案借阅实施标准化管理,员工信息的录入、筛选和更新快速、准确,每一次查阅都有据可循,有效防止人事信息泄露,档案缺漏项还能智能提醒,极大提高了工作能效。各项流程的审批节点清晰并且能够通过多种形式对审批人进行待办事项提醒,防止工作上的遗漏。

另外,会博通同时也可以是一个综合知识管理系统,能为企业提供全面的知识管理解决方案,后续我们公司还会在其他业务板块引入会博通,通过专业的知识管理平台实现对知识、企业档案及证照等全生命周期的管控。

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